Projektmenedzsment - projektterv készítése lépésről lépésre

A projekt általános adatainak megadása

Itt kezdődik a projekt megtervezése. Szokásosan egy név és ha szükséges egy kód alapján különböztetjük meg a projekteket. Ha ismert, akkor a várható kezdési időpontot is megadhatjuk (bármikor visszatérhetünk ehhez az ablakhoz, és beállíthatjuk vagy megváltoztathatjuk). A projekt céljainak egy rövid, lényegretörő leírása hasznos lehet a későbbiekben.

Linkek és feljegyzések a projekthez kapcsolódó adatok nyomonkövetéséhez

A feljegyzések segíthetnek abban, hogy emlékezzünk a fontosabb részletekre. Megadhatunk linkeket más, a projekthez kapcsolódó fontos dokumentumokhoz (projekt szerződés, termékleírások, beszállítók, projekt célok stb.). Megadhatunk az egyes linkeknek egy rövid, releváns leírást, hogy könnyen azonosíthassuk a linkhez kapcsolt fájlt.

A projekt munkaidejének megadása: a naptárak

A naptárak segítségével megadhatjuk az egyes erőforrások munkaidejét, és ütemezhetjük a projekt tevékenységeit. A Naptár szerkesztő segítségével egyedi naptárakat hozhatunk létre.
Speciális napok megadásához kattintsunk az Ünnepnapok, szabadnapok és más speciális napok beállítása címkére.

A feltételezések és korlátozások feljegyzései

A tervezés folyamata alatt a feltételezések azok a tényezők, amelyeket igaznak, valóságosnak vagy bizonyosnak tekintünk, és bizonyos kockázatot hordoznak magukban (pl. a projekt fejlesztésnek szüksége van egy bizonyos engedéllyel rendelkező személyre egy adott területen, és a projektmenedzser feltételezheti, hogy lesz majd ilyen.)
A korlátozások olyan tényezők, amelyek befolyásolják a projekt kimenenetelét. A legtöbbször előforduló korlát a költségvetés, amely korlátozza a hatókört (célokat), a munkatársakat és az ütemezést. Építkezésnél az időjárás is komoly befolyásoló tényező lehet a projekt sikeres megvalósításához.
Mind a feltételezések, mind a korlátozások fontos kérdések, amelyeket figyelembe kell venni a projekt folyamán.

Kockázatok beazonosítása

A kockázatok beazonosítása a projekttervezés korábbi szakaszában növeli a projekt sikerességének esélyét. Itt megadhatjuk az egyes kockázati tényezőknek a fontosságát és a bekövetkeztének a valószínűségét. Itt kigondolhatunk tervet arra, hogy hogyan tudunk válaszolni a kockázatokra, hogyan tudjuk csökkenteni a fenyegetéseket. Ezeket a táblázat alatt található Megjegyzés rovatban tudjuk megtenni.

A projekt munkalebontási struktúrájának (WBS) létrehozása

Sose szabad az ütemterv készítéséhez hozzákezdeni, mielőtt nem készítettük el a megfelelő WBS-t.

Egyszerűen megfogalmazva: a WBS (munkalebontási struktúra) a projekt kisebb egységekre történő lebontását jelenti, lehetőség szerint termék orientáltan. A WBS nem maga a projektterv, és nem is egy ütemterv (és nem a tevékenységek időbeli sorrendje)!
A munkalebontási struktúra elkészítéséhez először meg kell határozni a projekt fő termékeit. Ezután ezeket a termékeket kell olyan kisebb részekre lebontani, amelyek elég kicsik ahhoz, hogy egyetlen tevékenységnek nevezhessük.

A projekt tevékenységeinek meghatározása

Azon tevékenységek meghatározása, amelyeknek végeredménye a munkalebontási struktúrát (WBS) képező termékek.

Munkaerő és eszközök

Az egyes projekt tevékenységek alapján meg kell határoznuk az emberi erőforrás és a tárgyi eszköz szükségletet (a Multi Projekt verzióban alaphelyzetben az összes erőforrás megosztott lesz a vállalat összes projektje között, így amikor egy új projektet hozunk létre, már lehet, hogy rendelkezni fogunk a szükséges erőforrással).
Az egyes erőforrások használhatják a vállalati naptárat, de egyedi naptárat is megadhatunk, amiben például mások a szabadnapok, szabadságok stb. Más óradíjat adhatunk meg a normál munkaórákhoz, és mást a túlórához.

Alapanyag források

Minden egyes projekthez meg lehet adni a szükséges anyagok adatait: az egységárat, a mértékegységet, a kódját és a felmerülésük típusát.

Költségforrások

Ezek közé az erőforrások közé tartoznak a kézieszközök költsége, utazási költségek, tréning vagy menedzsment díjak vagy egyéb fix költségek. Amikor egy költségforrást rendelünk egy tevékenységhez, megadhatjuk az ahhoz tartozó költség mértékét.

Erőforrások hozzárendelése feladatokhoz

A projekt minden egyes tevékenységéhez meg kell határozni a szükséges erőforrásokat, és ki kell választani a megfelelő munkaerőt, eszközöket, figyelembe kell venni a tapasztalatot és a képességeket is. Töltsük ki az erőforrás-tevékenység hozzárendelések mennyiségét, figyelembe véve a maximális rendelkezésre álló mennyiséget az egyes erőforrásokból. Ha 0 (nulla) értéket adunk meg, az azt jelenti, hogy az erőforrás nem dolgozik a tevékenységben (csak felelős érte).

Erőforrás kiegyenlítés

A túlterhelt erőforrások valamint a túlórában dolgozó erőforrások pirossal fognak megjelenni. Ellenőrizzük le az idődiagramot, használjuk a kicsinyítés/nagyítás funkciót, hogy meghatározzuk pontosan a problémás időszakot. Ebben a nézetben mind a tevékenység, mind az erőforrás részletes adatai látható, így könnyebben átrendezheti az erőforrásokat, vagy végezhet más műveleteket, hogy megoldja a túlterheltséget.

A költségelosztás kezelése a tevékenységek között

Előfordulhatnak olyan esetek, amikor az erőforrások költségei mellett a projektben a tevékenységekhez egyéb költségek merülnek fel. Itt megadhatjuk ezeket, és megadhatjuk a felmerülés típusát is. A tevékenység-költségek időbeli eloszlása a jobb oldalon látható.

A projekt folyamatának nyomon követése

Miután a projektet gondosan megterveztük és elindítottuk, a projektmenedzsernek figyelemmel kell kísérnie a projekt folyamatának alakulását, és naprakészen kell tartania az ütemtervet a tevékenységek teljesülésével együtt. Ebben a nézetben ezt tehetjük meg. A már elvégzett tevékenységek a Gantt-diagramban sötétebb színnel vannak jelölve (ha nem módosítottuk az alapbeállításokat). Frissíthetjük a tevékenységek időtartamát is, így az ütemterv az aktuális projekt folyamat állapotát fogja mutatni.